Työyhteisön sisäinen viestintä on hyvinvoivan työyhteisön tärkeimpiä ominaisuuksia. Puutteellinen viestintä voi aiheuttaa noloja tilanteita ja vielä nolompaa tilanteesta tekee sen, jos esimerkiksi asiakas tietää käsiteltävästä asiasta enemmän, kuin sinä itse, koska työkaveri on jo selittänyt asian hänelle toisella tavalla. Tällainen tilanne voi aiheuttaa kummastusta ja epäluuloa asiakkaassa, ja työntekijää puolestaan se ärsyttää. Miksei kukaan vaivautunut kertomaan hänelle tällaisesta uudistuksesta? Viestinnässä tuleekin siis kiinnittää huomiota siihen, että asioista viestitään kattavasti, tarpeeksi usein ja, että se myös tavoittaa kaikki, keitä sen sisältö koskee.
Työhyvinvointia tukeva viestintä tulisi olla luottamusta herättävää, kannustavaa, yhteisöllisyyttä luovaa ja henkilöstöä osallistavaa (Hurme 2014.). Erityisesti muutoksesta viestimisen toteutuminen vaikuttaa suuresti itse muutoksen onnistumiseen ja siksi muutosta on tärkeä johtaa oikeanlaisella viestinnällä. Muutos voi aiheuttaa henkilöstössä jo sanana pelkoa ja epäilystä, ja siksi on ensinnäkin tärkeää, että kaikilla, jotka asiasta viestivät, on vastaava käsitys siitä mitä viestitään. Näin viestinnällä saadaan myös herätettyä luottamusta. Onkin siis erittäin tärkeää käydä kaikkien viestinnästä vastaavien tahojen kanssa selkeästi ja yksityiskohtaisesti läpi se, mitä muutoksella halutaan saavuttaa ja miksi se on erityisen tärkeää liiketoiminnan kannalta. Muutoksen toteuttaminen vaatii selkeää suunnittelua ja avoimen keskustelun mahdollistamista, jotta muutos saataisiin vietyä paremmin läpi ja adaptoitua työyhteisössä. (Balentor 2021.)
Viestintäsuunnitelma on tärkeää laatia huolellisesti ja ennakoiden. Niin sisäiseen, kuin ulkoiseenkin viestintään pätee samat ohjenuorat - sisäisessä viestinnässä vakuutetaan omaa henkilöstöä ja ulkoisessa taas potentiaalisia yhteistyökumppaneita tai asiakkaita. Keskeinen ajatus viestinnästä säilyy kuitenkin ennallaan eli kummassakin näkökulmassa pyritään myymään ajatus jostain vastaanottajalle. Viestintäsuunnitelman kannalta kaikki lähtee liikkeelle tavoitteen määrittämisestä eli, mitä viestinnällä tavoitellaan. Tavoitteen määrittäminen on myös tärkeää viestinnän onnistumisen arvioimisen kannalta jälkikäteen. Tämän jälkeen määritellään kohderyhmät viestinnälle ja mahdollinen sisältö kullekin kohderyhmälle. Sitten siirrytään miettimään viestintäkanavia ja niiden valinnassa tulee kiinnittää erityistä huomiota myös viestinnän tärkeyteen. Tärkeämmät asiat tulee viestiä siten, että voidaan varmistua viestin tavoittavan kohdeyleisönsä. Viestintäsuunnitelmassa tulee lopuksi myös kiinnittää huomiota siihen, että kuka viestii mistäkin asiasta eli jakaa selkeät vastuut eri viestijöiden kesken. (Asikainen 2018.)
Tehtävänannon mukaisesti olen laatinut viestintäsuunnitelman erään B2B-myyntiin keskittyneen yrityksen strategia uudistuksen toteuttamiseksi. Alla olevasta taulukosta käy tarkemmin viestinnän eri vaiheet ja sisällöt läpi, mutta avaan ne vielä tarkemmin tässä yhteydessä:
Vaihe 1. Koska uudistus on tärkeä asia koko yritystoiminnan kannalta, on tärkeää, että aiheen muutoksen lanseeraus tavoittaa samanaikaisesti koko yrityksen henkilöstön. Tällöin myös aiheesta on viestimässä yrityksen toimitusjohtaja ja johtoryhmä. Koko henkilöstö kutsutaan koolle pakolliseen tilaisuuteen, joka järjestetään joko Teamssin live-eventtinä tai sitten info-tilaisuutena yrityksen tiloissa. Pandemia-aikana etätilaisuus on toki olennaisin vaihtoehto. Tilaisuudessa tulee tarjota mahdollisuus kysymyksille ja itse aiheen viestintä tulee hoitaa mahdollisimman selkeästi, jottei info aiheuta kuulijoiden kesken mitään spekulaatioita tulevaa kohtaan.
Vaihe 2. Viestintäsuunnitelman toinen vaihe järjestetään mahdollisimman pian lanseeraus -infon jälkeen. Tällöin kohderyhmänä viestinnälle ovat sellaiset työntekijät, joiden työnkuva sisältää esimiesvastuuta. Tässä tilaisuudessa tarjotaan ohjenuorat ja pelisäännöt esimiehille siitä, kuinka heidän tulee asiaa viestiä eteenpäin omille alaisilleen. Heille luonnollisesti myös tarkennetaan uudistuksen tavoitteet ja asetetaan määräpäivät mihin mennessä heidän tulee olla käyneenä uudistus omien alaistensa kanssa läpi.
Vaihe 3. Kolmannessa vaiheessa esimiehet viestivät uudistuksesta vielä tarkemmin omille alaisilleen keskustelunomaisesti esimerkiksi tiimipalaverin tyyppisessä tilaisuudessa. Esimiesten tulee kuitenkin kiinnittää viestinnässään huomiota siihen, että kyseinen uudistus ei sekoitu muiden jokapäiväisten asioiden joukkoon vaan, että siihen suhtaudutaan sen vaatimalla vakavuudella ja tärkeydellä. Tilaisuudessa voidaan keskustella ja pohtia asiaa pienryhmissä, jonka jälkeen näkemyksiä pohditaan yhdessä isommalla porukalla. Tässä tilaisuudessa lopullisesti jalkautetaan kyseinen uudistus osaksi työntekijöiden arkea.
Vaihe 4. Viimeisessä viestinnän vaiheessa on tärkeää käydä läpi uudistuksen ja viestintäsuunnitelman tavoitteiden toteutuminen. Tätä varten on esimerkiksi pidetty palautekysely etukäteen, jossa on selvitetty henkilöstön onnistumista ja mielipiteitä kyseistä uudistusta kohtaan. Itse uudistus on tärkeää viedä loppuun tällaisen yhteenveto tilaisuuden yhteydessä, jotta henkilöstö tietää, että jatkossakin tällaiset asiat viedään loppuun asti, eivätkä ne vain jää asioiksi, joista on kerran keskusteltu, mutta sitten ne unohtuvat. Tästä tilaisuudesta vastaa jälleen yrityksen toimitusjohtaja ja muu johtoryhmä.
Tässä viestintäsuunnitelman runko:
Vaihe | 1 | 2 | 3 | 4 |
Kohderyhmä | Koko yrityksen henkilöstö | Esimiehet, joilla työntekijöitä vetovastuullaan (myyntipäälliköt) | Kunkin tiimin työntekijät vuorollaan | Koko yrityksen henkilöstö |
Mitä viestitään | Yrityksen strategian uudistamisesta ja sen vaikutuksesta yrityksen määrittämiin uusiin arvoihin | Yrityksen strategian uudistamisesta ja sen vaikutuksesta yrityksen määrittämiin uusiin arvoihin. Tässä yhteydessä esimiehille viestitään myös ohjeet, kuinka viestiä asiasta eteenpäin omien alaistensa kesken. | Yrityksen strategian uudistamisesta ja sen vaikutuksesta yrityksen määrittämiin uusiin arvoihin ja erityisesti siitä, miten se vaikuttaa työntekijöiden arkeen jatkossa. Tarkoituksena on keskustella ja pohtia yhdessä, mitä uudet arvot tarkoittavat käytännön työssä juuri heidän kannaltaan. | Yrityksen strategian muutoksen onnistumisesta ja siihen liittyneiden palautteiden esiintymisestä. |
Miksi viestitään | Yrityksen henkilöstö halutaan osallistaa mukaan muutokseen ja heidän halutaan myös tiedostavan miten tärkeää kyseinen muutos on liiketoiminnan kannalta. Viestintä toimii kick offina uusien arvojen jalkauttamisessa. | Esimiehille halutaan luoda selkeä kuva muutoksesta ja varmistua siitä, että he osaavat viestiä asian asianmukaisesti eteenpäin. | Henkilöstö halutaan osallistaa uuden strategian jalkauttamiseen ja luoda siten heille myös parempi mielikuva muutoksesta. Työntekijöiden ymmärrys muutosta kohtaan on tärkeää ja parantaa muutoksen läpivientiä. | Strategian jalkauttamisen ns. läpikäynti, jolla käydään vielä kerraten läpi alkuperäinen muutos ja myös todennetaan sen onnistuminen mahdollisien esimerkkien ja palautteiden kautta. Luodaan ymmärrystä siihen, että oli tärkeästä asiasta kyse. |
Viestintäkanavat | Erillinen info tilaisuus livenä yrityksen tiloissa tai Teams live-eventtinä. | Teams-tapaaminen tai info-tilaisuus | Tiimipalaveri livenä tai Teamssissa. | Erillinen info tilaisuus livenä yrityksen tiloissa tai Teams live-eventtinä. |
Ajankohta | Viikko 1 | Viikko 1 (vaihe 1 jälkeen) | Viikko 2 | Viikko 8 |
Vastuuhenkilö | Toimitusjohtaja ja muu johtoryhmä | Viestintä vastaava | Kunkin tiimin esimies | Toimitusjohtaja ja muu johtoryhmä |
Lähteet:
Erittäin laajasti ja kattavasti selitetty suunnitelma. Olet selkeästi paneutunut hyvin suunnitelmaasi ja se näkyy lopputuloksessa. Itse kaavio on selkeä ja riittävän yksinkertainen. Hyvin tehty!
VastaaPoistaHei ja wau! Erittäin selkä ja kaiken kattava suunnitelma. Olet selkeästi jaoitellut kaiken ja selittänyt kaiken niin ettei mitään kysymyksiä jää.
VastaaPoistaEn näe tässä suunnitelmassa mitään huonoa, mutta jos haluaa jotain parannuksia miettiä, niin viikko 2 ja 8 välissä on aika pitkä aika, jolloin ei tapahdu mitään. Siihen voisi ehkä miettiä, jotain palautekyselyä tai muuta mittaria josta selviäisi, miten kaikki on lähtenyt pyörimään ja onko jotain haasteita tullut. Jos jotain haasteita esimerkiksi ilmenee niin sitten niille olisi vielä aikaa keksiä ratkaisut ennen viikko 8, jonka jälkeen lähdetään asiakkaille ja yhteistyökumppaneille kertomaan arvoista. Myös esim. toimitusjohtajan blogia voisi käyttää tässä enemmän hyödyksi.
Moi,
VastaaPoistaTämä oli todella selkeä ja informatiivinen suunnitelma. Oli sen verran kattava ettei oikein mitään kysymyksiä jäänyt. Erittäin hyvää työtä!
Ainut mistä keksin rakentavan palautteen on taulukon luettavuus. Ainakin omasta mielestäni taulukkoa on helpompaa lukea vasemmalta oikealle vs. ylhäältä alas. Tämä kun oli ylhäältä alas niin joutui scrollaamaan sivua edes takaisin. Tämä menee kyllä ehkä enemmän mielipide asioihin :)
-Meeri
Moi,
VastaaPoistaolet selkeästi paneutunut aiheeseen ja ottanut selvää millainen on hyvä viestintäsuunnitelma ja mitä sen pitäisi sisältää. Kirjoittamassasi tekstissä avataan hyvin eri vaiheiden tarkoitusta ja tavoitteita. Olet myös ottanut palautteen annon hyvin mukaan osaksi muutosprosessia.
Taulukon mukaan muutosprosessin alku vaikuttaa aika tiiviiltä ja sen jälkeen on useampi viikko, jolloin taulukon mukaan ei vaikuta tapahtuvan mitään. Voisikohan alun viestintää jakaa ainakin viikoille kolme ja neljä? Mainitsit myös vaiheen neljä kohdalla palautekyselyn, joka on tarkoitus toteuttaa ennen muutosprosessin onnistumisen läpikäyntiä, jo sen lisääminen taulukkoon avaisi prosessia hieman enemmän, eikä toisi ajatusta, että viikoilla 3–7 ”ei tapahdu mitään”.
Koin myös taulukon hieman hankala lukuiseksi, vaikka sen sisältö oli hyvin jäsenneltyä.
-Mea
Moi
VastaaPoistaTekstiosastasi näkee, että olet perehtynyt aiheeseen hyvin ja sisäistänyt muutosviestinnän olennaisimpia asioita.
Taulukko tukee hyvin tekstiäsi ja on varsin helposti seurattava. On hienoa, että prosessi alkaa työntekijöiden ottamisella mukaan asiaan heti alusta eli osallistamisella. Prosessi vaikuttaa loogiselta ja järkevältä.
Jäin miettimään samaa kuin vertaispalauttteissa oli mainittuna eli mitä tapahtuu viikkoilla 3-7. Voisiko muutosviestinnän sanomaa jakaa esim. eri kanavia kuten intraa, blogeja ym. hyödyntämällä tai voiko työntekijöitä osallistaa vaikkapa jonkinlaisen kilpailun keinoin? Jäin myös kaipaamaan mittareita osaksi suunnitelmaa niin, että eri aktiiviteettien onnistumista voisi mitata prosessin eri vaiheissa.
Hyvää työtä kuitenkin kaiken kaikkiaan!
Hanna